Hướng Dẫn Sử Dụng — TMQ Express ERP

Phiên bản tài liệu: 1.0
Cập nhật lần cuối: Tháng 06/2026
Hệ thống: TMQ Express — Phần mềm quản lý vận hành nội bộ

---

Mục Lục

1. Tổng Quan Hệ Thống
2. Đăng Nhập & Trang Chủ
3. Quản Lý Biên Nhận
4. Quản Lý Vận Chuyển
5. Thu Hộ COD & Cước Nhận
6. Tài Chính & Báo Cáo
7. Quản Trị Hệ Thống
8. Quét Mã QR Xem Tình Trạng Hàng Hóa
9. Tiện Ích Chung
10. Phiếu Chuyển Liên Văn Phòng
11. Bảng Thuật Ngữ

---

1. Tổng Quan Hệ Thống

1.1 Giới Thiệu

TMQ Express ERP là phần mềm quản lý vận hành nội bộ của công ty TMQ Express — Chuyển phát nhanh. Hệ thống hỗ trợ toàn bộ quy trình nghiệp vụ từ tiếp nhận hàng hóa, theo dõi vận chuyển, thu hộ (COD), quản lý tài chính đến báo cáo doanh thu.

Các chức năng chính:

• 📦 Tạo và quản lý biên nhận (vận đơn) hàng hóa
• 🚚 Theo dõi trạng thái vận chuyển theo thời gian thực
• 💰 Quản lý thu hộ COD và cước nhận liên văn phòng
• 📊 Báo cáo doanh thu và công nợ
• 🏢 Quản trị hệ thống: nhân viên, văn phòng, khách hàng, chành

1.2 Cơ Cấu Tổ Chức

Hệ thống hiện quản lý 3 văn phòng:

Mã VP	Tên văn phòng	Địa chỉ
SG	Văn phòng TP. Hồ Chí Minh	491 Lê Hồng Phong, P.2, Q.10, TP.HCM
CT	Văn phòng Cần Thơ	20 Đại lộ Hòa Bình, P.Tân An, Q.Ninh Kiều, TP Cần Thơ
RG	Văn phòng Rạch Giá	15 Nguyễn Trung Trực, P.Vĩnh Thanh, TP Rạch Giá, Kiên Giang

1.3 Phân Quyền Người Dùng

Hệ thống có 2 nhóm quyền:

Role	Tên hiển thị	Quyền truy cập
admin	Quản trị viên	Toàn bộ chức năng, bao gồm Bảng kê HĐĐT, Công nợ, Nhân viên, Văn phòng, Chành
staff	Nhân viên	Biên nhận, Vận chuyển, Thu hộ COD, Cước nhận, Khách hàng, Báo cáo doanh thu

1.4 Tài Khoản Đăng Nhập

🔑 Tên đăng nhập và mật khẩu của bạn sẽ do Quản trị viên cấp trực tiếp. Lần đầu đăng nhập, hệ thống sẽ yêu cầu bạn đổi ngay sang mật khẩu do mình tự chọn.

Nếu chưa có tài khoản hoặc quên mật khẩu, hãy liên hệ Quản trị viên của đơn vị.

---

2. Đăng Nhập & Trang Chủ

2.1 Trang Đăng Nhập

Truy cập hệ thống tại địa chỉ: https://nthanh-thesis.io.vn

💡 Mở trình duyệt (Chrome, Cốc Cốc...) và gõ địa chỉ trên vào thanh địa chỉ, rồi nhấn Enter.

Màn hình đăng nhập — Nhập tài khoản và mật khẩu để truy cập hệ thống

Hướng dẫn đăng nhập:

1. Nhập Tài khoản vào ô "Nhập tài khoản"
2. Nhập Mật khẩu vào ô "Nhập mật khẩu" (có thể nhấn 👁 để hiện mật khẩu)
3. Nhấn nút Đăng nhập (màu xanh lá)

Nếu quên mật khẩu, liên hệ quản trị viên hệ thống để được reset.

2.2 Trang Chủ — Tài Khoản Admin

Sau khi đăng nhập với tài khoản admin, hệ thống hiển thị trang chủ với đầy đủ thông tin:

Trang chủ dành cho Admin — Hiển thị thống kê tháng hiện tại và thao tác nhanh

Các thành phần trên trang chủ:

Vùng	Mô tả
📦 Biên nhận tháng này	Số lượng biên nhận đã tạo trong tháng hiện tại
💰 Tổng doanh thu	Tổng tiền cước đã thu và chưa thu trong tháng
✅ Đã thu	Tổng số tiền cước đã được thu thành công
⚠️ Chưa thu + Nợ	Tổng số tiền còn tồn đọng (cước nhận chờ + công nợ)
⚡ Thao tác nhanh	Shortcut đến các chức năng thường dùng nhất
📋 Biên nhận gần đây	Danh sách 3-5 biên nhận được tạo gần nhất

2.3 Menu Điều Hướng (Sidebar)

Thanh menu bên trái có thể thu/mở bằng cách nhấn vào logo TMQ ở góc trên trái.

Sidebar mở rộng — Hiển thị toàn bộ menu dành cho Admin

Cấu trúc menu Admin:

🚛 VẬN HÀNH

• Trang chủ — Dashboard tổng quan
• Biên nhận — Danh sách và tạo vận đơn
• Chờ vận chuyển — Hàng đang chờ xuất đi
• Giao nhận hàng — Quản lý hàng đến tại kho
• Khách hàng — Danh mục khách hàng

💳 TÀI CHÍNH

• Bảng kê HĐĐT — Bảng kê hóa đơn điện tử (Admin only)
• Bảng kê công nợ — Quản lý công nợ (Admin only)
• Thu hộ (COD) — Quản lý tiền thu hộ
• Cước nhận — Cước do người nhận trả
• Báo cáo doanh thu — Thống kê theo kỳ

⚙️ QUẢN TRỊ (Admin only)

• Văn phòng — Quản lý các văn phòng
• Nhân viên — Quản lý tài khoản nhân viên
• Chành — Quản lý đối tác vận chuyển

2.4 Trang Chủ — Tài Khoản Staff

Tài khoản staff có giao diện tương tự nhưng ẩn các menu Admin-only:

Trang chủ dành cho Nhân viên (Staff) — Không có menu Quản trị và một số chức năng tài chính

Điểm khác biệt giữa Admin và Staff:

• Staff không thấy menu: Bảng kê HĐĐT, Công nợ, Văn phòng, Nhân viên, Chành
• Mục "Thao tác nhanh" trên trang chủ cũng ẩn bớt các shortcut admin-only

2.5 Đổi Mật Khẩu

Có thể đổi mật khẩu bất kỳ lúc nào bằng cách:

• Nhấn vào tên người dùng ở góc trên phải → chọn Đổi mật khẩu
• Hoặc nhấn Đổi mật khẩu ở cuối sidebar bên trái

Form đổi mật khẩu — Cần nhập mật khẩu hiện tại trước khi đổi

Yêu cầu mật khẩu mới:

• Tối thiểu 6 ký tự
• Phải nhập lại để xác nhận (trường "Xác nhận mật khẩu mới")

🔒 Một số tài khoản mới được tạo sẽ bắt buộc phải đổi mật khẩu trước khi sử dụng hệ thống.

---

---

3. Quản Lý Biên Nhận

Biên nhận (vận đơn) là chứng từ ghi nhận việc tiếp nhận hàng hóa để vận chuyển giữa các văn phòng. Đây là nghiệp vụ cốt lõi của hệ thống.

3.1 Danh Sách Biên Nhận

Truy cập menu Biên nhận trên sidebar để xem danh sách tất cả vận đơn.

Trang danh sách biên nhận — Hiển thị các vận đơn theo bộ lọc hiện tại

Cấu trúc bảng danh sách:

Cột	Mô tả
Mã số	Mã biên nhận, ví dụ: SGCT-0001 (SG→CT, số thứ tự 0001)
Ngày / Giờ	Thời điểm tạo biên nhận
Tuyến	Hành trình, ví dụ: SG→CT (từ TP.HCM đến Cần Thơ)
Đơn vị gửi	Tên khách hàng / đơn vị gửi hàng
Người gửi	Tên người liên hệ gửi hàng
Đơn vị nhận	Tên đơn vị nhận hàng

Nhấn vào bất kỳ dòng nào để xem chi tiết biên nhận ở khung bên phải.

3.2 Bộ Lọc Tìm Kiếm

Khu vực bộ lọc — Hỗ trợ lọc theo nhiều tiêu chí kết hợp

Các bộ lọc có sẵn:

Bộ lọc	Mô tả
VP gửi	Lọc theo văn phòng gửi hàng (mặc định = văn phòng đang đăng nhập)
VP nhận	Lọc theo văn phòng nhận hàng đích
Từ ngày / Đến ngày	Lọc theo khoảng thời gian tạo biên nhận
Trạng thái	Lọc theo trạng thái vận chuyển hiện tại
Ô tìm kiếm	Tìm nhanh theo mã biên nhận, tên người gửi/nhận, số điện thoại

3.3 Tạo Biên Nhận Mới

Nhấn nút + Thêm ở góc dưới phải màn hình để mở form tạo biên nhận mới.

Form tạo biên nhận — Điền đầy đủ thông tin người gửi, người nhận và hàng hóa

Hướng dẫn điền form:

Phần thông tin chung (đầu form):

• Giá cước — Nhập tiền cước vận chuyển

• Hình thức thu cước — Chọn một trong 3 loại:

  • 🟢 Đã thu — Thu tiền ngay tại đầu gửi
  • ⚪ Chưa thu — Người nhận trả cước khi nhận hàng (cước nhận)
  • ⚪ Công nợ — Ghi nợ, khách doanh nghiệp thanh toán theo tháng

• Địa điểm đến — Chọn văn phòng nhận hàng đích

• Gửi tới Chành — Nếu giao qua đối tác vận chuyển trung gian (xe khách, tàu thủy...), chọn chành ở đây

• Hình thức giao hàng — Chọn cách giao đến tay người nhận tại đầu đến:

  Lựa chọn	Ý nghĩa	Hệ quả trong hệ thống
  🏠 Khách tự đến lấy	Người nhận ra VP lấy tự lấy	Hàng về kho → chuyển thẳng "Khách đã nhận"
  📞 Gọi điện báo khách	Nhân viên gọi báo, khách đến lấy	Hàng về kho → bước "Đã báo khách" → "Khách đã nhận"
  🚐 Giao tận nơi	Nhân viên mang hàng đến địa chỉ	Hàng về kho → "Đang giao" → "Khách đã nhận"

  ⚠️ Chọn đúng hình thức giao để luồng xử lý tại VP nhận diễn ra đúng thứ tự.

🟦 THÔNG TIN NGƯỜI GỬI:

• Đơn vị gửi — Gõ tên/SĐT để tự động gợi ý từ danh sách khách hàng
• Người gửi / Điện thoại / CCCD / Địa chỉ — Tự động điền khi chọn khách hàng

🟩 THÔNG TIN NGƯỜI NHẬN:

• Tương tự người gửi — có thể chọn từ danh sách hoặc nhập mới

🟧 THÔNG TIN HÀNG:

• Nhập số lượng từng loại: Kiện, Bao, Cái, Kg
• Nhập Giá trị hàng và Trọng lượng
• Nhập Thu hộ (COD) nếu cần thu tiền hộ người gửi

Lưu biên nhận:

• Lưu & thêm mới — Lưu rồi mở ngay form tạo mới tiếp theo
• Lưu & in — Lưu rồi in biên nhận ra giấy ngay
• Lưu — Chỉ lưu vào hệ thống

3.4 Xem Chi Tiết Biên Nhận

Nhấn vào một biên nhận trong danh sách để xem chi tiết ở khung bên phải.

Khung chi tiết biên nhận — Hiển thị đầy đủ thông tin, trạng thái và lịch sử

Các thông tin hiển thị trong chi tiết:

• 🟦 Thông tin người nhận — Đơn vị, tên, SĐT, CCCD, địa chỉ
• 🟧 Thông tin hàng — Số lượng, giá trị, trọng lượng; cờ "Hàng hư/hỏng/bể không đến"
• 🟪 Thanh toán & Giao hàng — Hình thức giao, thu hộ COD, tiến trình thu hộ
• 🟩 Trạng thái vận chuyển — Thanh tiến trình trực quan theo các bước
• 📋 Lịch sử — Nhật ký thay đổi trạng thái kèm thời gian

Các nút hành động trong chi tiết:

• In — In biên nhận PDF
• + Thêm — Tạo biên nhận mới
• 🗑 Xóa — Xóa biên nhận (chỉ admin, chỉ khi chưa có phát sinh)
• ✏️ Sửa — Chỉnh sửa thông tin biên nhận
• In số BN — In sổ tổng hợp

3.5 Các Trạng Thái Vận Chuyển

Thanh tiến trình vận chuyển — Mỗi bước được đánh dấu màu xanh khi hoàn thành

Hệ thống theo dõi hàng hóa qua 5 bước chính:

Trạng thái	Ý nghĩa
🔵 Chờ VC	Biên nhận đã tạo, hàng đang chờ xuất đi
🔵 Đang vận chuyển	Hàng đang trên đường vận chuyển giữa các văn phòng
🔵 Đã đến kho	Hàng đã về đến kho văn phòng nhận đích
🔵 Đang giao	Nhân viên đang giao hàng đến tay người nhận
🔵 Khách đã nhận	Giao hàng thành công, hoàn tất hành trình

Trạng thái được cập nhật bởi nhân viên tại các module Chờ vận chuyển và Giao nhận hàng.

---

4. Quản Lý Vận Chuyển

4.1 Chờ Vận Chuyển

Module Chờ vận chuyển hiển thị tất cả biên nhận đang ở trạng thái "Chờ giao xe" — tức là hàng đã tiếp nhận nhưng chưa được xuất đi.

Trang Chờ vận chuyển — Danh sách hàng đang chờ xuất đi kèm tổng cước và số COD

Thông tin hiển thị:

Vùng thống kê	Mô tả
📦 Chờ giao xe	Số biên nhận đang chờ xuất đi
💰 Tổng cước	Tổng giá trị cước của hàng chờ
📷 Có thu hộ (COD)	Số biên nhận có tiền thu hộ — tag "CẦN THU" màu đỏ

Bảng danh sách:

• Mã BN — Mã biên nhận
• VP nhận — Văn phòng đích (badge màu)
• Chành — Đối tác chành xe nếu giao qua chành
• Người gửi — Tên và SĐT người gửi
• Hàng hóa — Số kiện/bao/cái
• Cước — Tiền cước (màu cam = chưa thu)
• COD — Tiền thu hộ (màu đỏ = cần thu)
• Nút Giao xe — Nhấn để xuất hàng ngay cho biên nhận đó

Cách giao xe hàng loạt:

Sau khi chọn checkbox — Nút "Giao xe X BN" xuất hiện để giao hàng loạt

1. Chọn ✅ checkbox bên trái các biên nhận cần giao
2. Thanh hành động xuất hiện phía trên: nút "Giao xe X BN" (X = số lượng đã chọn)
3. Nhấn Giao xe X BN → Hộp thoại xác nhận → Nhấn Xác nhận
4. Trạng thái các biên nhận chuyển sang Đang vận chuyển

💡 Có thể giao từng biên nhận riêng lẻ bằng nút Giao xe ở cuối mỗi dòng mà không cần chọn checkbox.

4.2 Giao Nhận Hàng

Module Giao nhận hàng (Hàng đến) quản lý hàng hóa đã về đến kho văn phòng nhận, theo dõi qua các giai đoạn đến khi giao cho khách.

Trang Giao nhận hàng — Chia theo tabs theo từng giai đoạn xử lý

Các tab trạng thái:

Tab	Ý nghĩa
🚛 Đang đến	Hàng đang trên đường vận chuyển đến kho
🏭 Tại kho	Hàng đã về kho, đang chờ xử lý giao
📞 Đã báo khách	Đã liên hệ khách, chờ khách đến lấy hoặc xếp giao
🚐 Đang giao	Hàng đang trên đường giao đến tay khách
🏳️ Đã giao Chành	Hàng đã bàn giao cho chành xe trung chuyển

Các thao tác trên từng tab:

Sau khi chọn checkbox — Thanh hành động xuất hiện với các lựa chọn phù hợp từng giai đoạn

• Xác nhận đến kho — Xác nhận hàng đã về kho (tab Đang đến)
• Đã báo khách — Ghi nhận đã liên hệ khách (tab Tại kho)
• Giao hàng — Bắt đầu vận chuyển đến tay khách (tab Đã báo khách)
• Khách đã nhận — Xác nhận giao thành công, kết thúc hành trình (tab Đang giao)

📷 Các badge màu COD và Cước giúp nhân viên biết ngay biên nhận nào cần thu tiền trước khi giao hàng.

ℹ️ Tại sao có biên nhận không qua bước "Đã báo khách"?
Vì khi tạo biên nhận, người gửi đã chọn hình thức giao là "Khách tự đến lấy" — hàng về kho là coi như sẵn sàng để khách đến lấy, không cần bước báo thêm. Xem lại Mục 3.3 để hiểu thêm về Hình thức giao hàng.

---

5. Thu Hộ COD & Cước Nhận

5.1 Thu Hộ COD

Thu hộ (COD) — Cash on Delivery — là dịch vụ thu tiền hàng hóa hộ người gửi khi giao hàng đến tay người nhận.

Trang Thu hộ COD — Thanh thống kê trạng thái COD và danh sách biên nhận

Thanh thống kê trạng thái COD:

Trạng thái	Màu	Ý nghĩa
⏰ Chờ thu	Cam	COD chưa được thu — cần thu khi giao hàng
📍 Chành đã thu	Xám	Chành xe đã thu COD hộ, chưa nộp về VP
✅ Đã thu	Xanh	VP nhận đã thu được tiền COD
✂️ Chờ chuyển	Vàng	COD đã thu, đang gom để lập phiếu chuyển về VP gửi
📤 Đã chuyển	Tím	Đã lập phiếu và chuyển tiền về VP gửi
🏁 Hoàn tất	Xanh lá	VP gửi đã nhận tiền, đã trả cho người gửi hàng

Hai tab chức năng:

• Biên nhận COD — Danh sách biên nhận có COD và thao tác thu tiền
• Phiếu chuyển COD — Quản lý phiếu chuyển tiền COD liên văn phòng

Tab Phiếu chuyển COD — Tạo và quản lý phiếu chuyển tiền giữa các văn phòng

Quy trình xử lý COD đầy đủ:

1. Nhân viên nhấn Khách đã nhận → COD tự động thu nếu giao trực tiếp (không qua chành)
2. Nếu giao qua chành → Vào Thu hộ COD → Tìm biên nhận → Nhấn "Chành đã thu" → khi chành nộp tiền về → Nhấn "Đã thu"
3. Nhân viên VP nhận chọn các biên nhận đã ở trạng thái Đã thu → Nhấn Lập phiếu → Tạo Phiếu chuyển COD
4. VP nhận chuyển tiền thực tế cho VP gửi (chuyển khoản hoặc tiền mặt)
5. VP gửi vào tab Phiếu chuyển COD → Tìm phiếu → Nhấn Xác nhận đã nhận → Trạng thái Hoàn tất ✅
6. VP gửi trả tiền COD lại cho người gửi hàng → Vào Thu hộ COD → Chọn các biên nhận → Nhấn Trả lô để ghi nhận đã hoàn trả

ℹ️ Lưu ý: Bước 1 diễn ra tự động khi nhấn "Khách đã nhận" — trừ trường hợp giao qua chành.

Khi tự động thu thất bại (thấy cảnh báo sau khi nhấn "Khách đã nhận"):

1. Vào menu Thu hộ COD
2. Lọc theo trạng thái Chờ thu
3. Tìm biên nhận tương ứng → Nhấn Thu COD thủ công
4. Xác nhận → COD chuyển sang trạng thái Đã thu

5.2 Cước Nhận

Cước nhận là cước vận chuyển do người nhận hàng thanh toán (khác với cước gửi do người gửi trả).

Trang Cước nhận — Quản lý và thu cước từ người nhận hàng

Thanh thống kê trạng thái cước nhận:

Trạng thái	Màu	Ý nghĩa
⏰ Chưa thu	Cam	Cước nhận chưa được thu
✅ Đã thu	Xanh	VP nhận đã thu được cước từ người nhận
✂️ Chờ chuyển	Vàng	Đang gom để lập phiếu chuyển cước về VP gửi
🏁 Hoàn tất	Xanh lá	VP gửi đã nhận cước, hoàn tất chu trình

Hai tab chức năng:

• Biên nhận cước — Danh sách biên nhận cần thu cước nhận
• Phiếu chuyển cước — Quản lý phiếu chuyển tiền cước liên văn phòng

Quy trình thu cước nhận đầy đủ:

1. Cước nhận tự động kích hoạt khi nhấn "Khách đã nhận"
2. Nhân viên VP nhận thu tiền cước từ người nhận → vào Cước nhận → Tab Biên nhận cước → Nhấn Thu cước → Trạng thái Đã thu
3. Chọn các biên nhận đã thu → Nhấn Lập phiếu chuyển cước → Phiếu được tạo
4. VP Nhận chuyển tiền thực tế → Vào tab Phiếu chuyển cước → Nhấn Xác nhận đã gửi tiền
5. VP Gửi vào tab Phiếu chuyển cước → Tìm phiếu → Nhấn Xác nhận đã nhận tiền → Hoàn tất ✅

⚠️ Lưu ý: Cả VP Nhận và VP Gửi đều có bước xác nhận riêng. VP Nhận phải xác nhận đã gửi tiền trước, rồi VP Gửi mới xác nhận đã nhận.

Khi tự động thu cước thất bại (thấy cảnh báo sau khi nhấn "Khách đã nhận"):

1. Vào menu Cước nhận → Tab Biên nhận cước
2. Lọc theo trạng thái Chưa thu
3. Tìm biên nhận tương ứng → Nhấn Thu cước thủ công
4. Xác nhận → Cước chuyển sang trạng thái Đã thu, tiếp tục quy trình bình thường

---

6. Tài Chính & Báo Cáo

6.1 Bảng Kê HĐĐT (Admin only)

Bảng kê HĐĐT (Hóa đơn điện tử) hỗ trợ quản lý xuất hóa đơn VAT cho các khách hàng doanh nghiệp.

Trang Bảng kê HĐĐT — Tạo và quản lý danh sách hóa đơn điện tử theo tháng

Chỉ tài khoản Admin mới truy cập được module này.

Bước 1 — Quản lý Danh Mục Doanh Nghiệp (làm một lần):

Trước khi lập bảng kê, cần tạo danh sách các doanh nghiệp cần xuất hóa đơn:

1. Vào Bảng kê HĐĐT → Nhấn tab Doanh nghiệp
2. Nhấn + Thêm doanh nghiệp → Điền tên, mã số thuế, địa chỉ
3. Nhấn Lưu. Doanh nghiệp sẽ xuất hiện trong danh sách các tháng sau
4. Có thể bật/tắt từng doanh nghiệp nếu họ tạm ngưng hợp tác

Bước 2 — Lập Bảng Kê Hàng Tháng:

1. Chọn tháng/năm → Nhấn Xem
2. Kiểm tra danh sách biên nhận theo từng doanh nghiệp
3. Nhấn Xuất bảng kê để tải file về máy

Chỉ tài khoản Admin mới truy cập được module này.

6.2 Bảng Kê Công Nợ (Admin only)

Bảng kê công nợ theo dõi các khoản cước ghi nợ cho khách hàng doanh nghiệp, hỗ trợ đối soát cuối tháng.

Trang Bảng kê công nợ — Thống kê tổng nợ theo từng đối tượng khách hàng

Hai phần chính:

Bảng kê công nợ cuối tháng:

• Chọn Tháng / Năm → Nhấn Xem để tải dữ liệu
• Hiển thị theo từng đối tượng khách hàng: Số CN (số công nợ), Tổng, Đã thu, Còn nợ
• Nhấn vào từng đối tượng để xem chi tiết từng biên nhận công nợ

Ghi nhận Thanh Toán Công Nợ:

Khi khách doanh nghiệp đã thanh toán (cuối tháng), thực hiện:

1. Chọn Tháng / Năm → Nhấn Xem
2. Nhấn vào tên đối tượng khách hàng vừa thanh toán
3. Kiểm tra danh sách biên nhận → Chọn các biên nhận cần ghi nhận (checkbox)
4. Nhấn Xác nhận thanh toán
5. Chọn Hình thức: Tiền mặt hoặc Chuyển khoản → Điền ghi chú (nếu cần) → Xác nhận
6. Hệ thống tự tạo phiếu thu và cập nhật trạng thái các biên nhận

Xuất Báo Cáo Công Nợ:

• Nhấn nút Xuất Excel → Tải file Excel về máy (gửi khách hàng hoặc lưu trữ)
• Nhấn nút Xuất PDF → Tải file PDF để in hoặc gửi qua email

Đối soát cước — Phát hiện bất thường HĐĐT:

• So sánh cước thực tế gửi trong tháng với giá trị HĐĐT đã/đang xuất
• Cảnh báo khi xuất HĐĐT cao hơn cước thực tế
• Cột Chênh lệch màu đỏ = bất thường cần kiểm tra

6.3 Báo Cáo Doanh Thu

Báo cáo doanh thu hiển thị thống kê doanh thu theo khoảng thời gian tùy chọn với biểu đồ trực quan.

Báo cáo doanh thu — Biểu đồ cột và bảng thống kê theo ngày/tuần/tháng/năm

Bộ lọc báo cáo:

• Từ ngày / Đến ngày — Khoảng thời gian cần xem
• VP gửi — Lọc theo văn phòng (hoặc "Tất cả")
• Nhóm theo — Chọn nhóm: Ngày, Tuần, Tháng, Năm

Thẻ thống kê tổng quan:

Thẻ	Mô tả
📦 Số biên nhận	Tổng số BN trong kỳ
💰 Tổng doanh thu	Tổng giá trị cước
✅ Đã thu	Cước đã được thu
⚠️ Chưa thu + Nợ	Cước tồn đọng
% Tỷ lệ thu hồi	Phần trăm đã thu trên tổng

Biểu đồ cột:

• 🔵 Tổng cước — Tổng cước phát sinh mỗi kỳ
• 🟢 Đã thu — Phần đã được thu

---

7. Quản Trị Hệ Thống

Tất cả các module trong mục này chỉ dành cho Admin.

7.1 Quản Lý Khách Hàng

Trang Quản lý khách hàng — Danh sách toàn bộ khách hàng với bộ lọc

Các thao tác:

• Tìm kiếm theo tên, SĐT, mã số thuế
• Lọc theo loại khách (Doanh nghiệp / Cá nhân) và trạng thái (Hoạt động / Ngưng)
• Nhấn + Thêm mới để tạo khách hàng mới
• Nhấn vào dòng khách hàng để xem/sửa thông tin

Form thêm/sửa khách hàng:

Form thêm khách hàng — Hỗ trợ 2 loại: Doanh nghiệp và Cá nhân

Thông tin điền khi tạo khách hàng:

• Loại khách hàng — Doanh nghiệp hoặc Cá nhân
• Tên đơn vị / Tên cá nhân
• Người liên hệ (với doanh nghiệp)
• Điện thoại (bắt buộc)
• Email, Địa chỉ, CCCD, Mã số thuế
• Ghi chú — Ghi chú nội bộ về khách hàng

7.2 Quản Lý Nhân Viên

Trang Quản lý nhân viên — Danh sách tài khoản, role và trạng thái hoạt động

Thông tin hiển thị:

• Mã NV — Ví dụ: NV-SG-001
• Họ tên và Tài khoản đăng nhập
• Văn phòng — VP SG / CT / RG
• Role — Admin hoặc Staff
• Trạng thái — Đang hoạt động / Bị khóa

Thao tác quản lý nhân viên:

• + Thêm nhân viên — Tạo tài khoản mới, hệ thống tự sinh mật khẩu tạm
• Kích hoạt / Khóa — Bật/tắt quyền đăng nhập của nhân viên (Admin chủ động khóa)
• Reset mật khẩu — Admin reset mật khẩu về mặc định cho nhân viên
• Mở khóa — Xem giải thích bên dưới

🔒 Nhân viên mới sẽ được yêu cầu đổi mật khẩu lần đầu khi đăng nhập.

Phân biệt hai loại khóa tài khoản:

Loại khóa	Nguyên nhân	Nhìn thấy	Để mở khóa
Khóa thủ công	Admin chủ động khóa	Trạng thái "Khóa"	Nhấn Kích hoạt
Khóa brute-force	Hệ thống tự khóa do nhập sai mật khẩu nhiều lần	Trạng thái "Khóa" (có biểu tượng 🔐)	Nhấn Mở khóa

⚠️ Nếu nhân viên bị khóa do nhập sai mật khẩu nhiều lần, Admin phải dùng nút Mở khóa (không phải Kích hoạt). Sau khi mở khóa, nên Reset mật khẩu ngay để bảo mật.

7.3 Quản Lý Văn Phòng

Trang Quản lý văn phòng — Thông tin liên hệ và địa chỉ các văn phòng

Thông tin mỗi văn phòng:

• Mã VP — Ví dụ: SG, CT, RG
• Tên đầy đủ
• Địa chỉ và Điện thoại

7.4 Quản Lý Chành

Trang Quản lý chành — Danh sách đối tác vận chuyển trung gian

Chành là các đơn vị vận chuyển trung gian (xe khách, tàu thủy, v.v.) được TMQ Express sử dụng để giao hàng đến các địa điểm không có văn phòng.

Thông tin mỗi chành:

• Tên chành, địa chỉ bến/điểm nhận hàng
• Người liên hệ và điện thoại
• Ghi chú hoạt động và trạng thái (Hoạt động / Ngưng)

---

8. Quét Mã QR Xem Tình Trạng Hàng Hóa

8.1 Cách Xem Tình Trạng Hàng

Hệ thống cho phép khách hàng tự kiểm tra tình trạng hàng hóa mà không cần đăng nhập tài khoản. Để bảo mật thông tin và tránh nhầm lẫn giữa các ngày khác nhau, hệ thống chỉ hỗ trợ xem bằng cách quét mã QR trên phiếu.

Các bước thực hiện:

1. Mở camera hoặc ứng dụng Zalo trên điện thoại.
2. Hướng camera vào hình mã QR (ô vuông đen trắng) in ở góc phiếu giao hàng.
3. Bấm vào đường link hiện ra trên màn hình điện thoại để xem ngay kết quả.

8.2 Kết Quả Hiển Thị

Trang hiển thị kết quả — Cho biết hàng đang đi đến đâu

Các thông tin khách hàng sẽ nhìn thấy:

• Thành phần hành trình: Các chặng vận chuyển, chặng nào đang thực hiện sẽ được tô màu rõ ràng.
• Tuyến đường: Nơi gửi → Nơi nhận.
• Hàng hóa: Số lượng kiện hoặc bao hàng.
• Nhật ký chi tiết: Ghi rõ ngày giờ hàng đi qua từng bước để khách tiện theo dõi.

💡 Chia sẻ link: Khách hàng có thể copy đường link hiển thị trên trình duyệt sau khi quét mã QR để gửi cho người nhận hoặc người gửi cùng theo dõi hành trình của đơn hàng.

---

9. Tiện Ích Chung

9.1 In Biên Nhận PDF

Hệ thống cho phép in biên nhận trực tiếp từ giao diện, không cần phần mềm ngoài.

Nút "In" trong khung chi tiết biên nhận — Nhấn để xuất PDF ngay lập tức

Cách in biên nhận:

1. Mở chi tiết biên nhận cần in (nhấn vào dòng biên nhận trong danh sách)
2. Trong khung chi tiết bên phải, nhấn nút In (🖨️)
3. Hộp thoại in của trình duyệt sẽ mở ra
4. Chọn máy in hoặc "Lưu dưới dạng PDF" → Nhấn In

💡 Mẹo: Dùng chức năng "Lưu dưới dạng PDF" để lưu biên nhận vào máy tính hoặc gửi qua email cho khách hàng.

9.2 In Sổ Tổng Hợp

In sổ tổng hợp (In số BN) cho phép in danh sách biên nhận đang hiển thị theo bộ lọc hiện tại — tiện dụng để in báo cáo theo ngày/tuần hoặc theo tuyến.

Cách in sổ tổng hợp (PDF):

1. Vào trang Biên nhận, thiết lập bộ lọc theo nhu cầu (ví dụ: VP gửi = SG, ngày = hôm nay)
2. Trong khung chi tiết, nhấn nút In số BN
3. Hệ thống in danh sách tất cả biên nhận theo bộ lọc đang chọn

Xuất sổ biên nhận ra file Excel:

1. Thiết lập bộ lọc theo nhu cầu trên trang Biên nhận
2. Nhấn nút Xuất Excel (bên cạnh nút "In số BN")
3. File Excel tự động tải về máy — có thể mở bằng Excel hoặc Google Sheets

📋 Dùng PDF để in, dùng Excel khi cần tính toán hoặc gửi kế toán.

9.3 Thao Tác Hàng Loạt (Bulk Action)

Nhiều module hỗ trợ chọn nhiều bản ghi và thao tác một lần, giúp tiết kiệm thời gian xử lý.

Thanh hành động xuất hiện khi chọn checkbox — Số lượng đã chọn hiển thị trên nút

Các module hỗ trợ bulk action:

Module	Thao tác hàng loạt
🚚 Chờ vận chuyển	Giao xe nhiều biên nhận cùng lúc
🏭 Giao nhận hàng	Xác nhận đến kho / Báo khách / Giao hàng / Khách đã nhận
💵 Thu hộ COD	Lập phiếu chuyển COD gom nhiều BN
🚢 Cước nhận	Lập phiếu chuyển cước gom nhiều BN

Cách thực hiện bulk action:

1. Tích ✅ checkbox bên trái các bản ghi cần thao tác
   • Tích checkbox ở dòng tiêu đề để chọn tất cả
2. Thanh hành động hiện ra phía trên bảng với các nút tương ứng
3. Nhấn nút hành động mong muốn → Hộp thoại xác nhận xuất hiện
4. Nhấn Xác nhận để hoàn thành

⚠️ Thao tác bulk không thể hoàn tác. Kiểm tra kỹ danh sách đã chọn trước khi xác nhận.

9.4 Thanh Menu Sidebar

Sidebar mở rộng — Nhấn logo TMQ để thu/mở, tạo thêm không gian làm việc

Các tính năng của sidebar:

Thao tác	Mô tả
Nhấn logo TMQ (góc trên trái)	Thu/mở sidebar. Khi thu: chỉ hiện icon. Khi mở: hiện icon + nhãn đầy đủ
Nhấn vào mục menu	Điều hướng đến trang tương ứng
Mục đang active	Được tô màu nền phân biệt với các mục khác
Nút Đổi mật khẩu	Ở cuối sidebar, truy cập nhanh không cần vào menu người dùng

Cấu trúc menu theo nhóm:

• 🚛 VẬN HÀNH — Biên nhận, Chờ VC, Giao nhận, Khách hàng
• 💳 TÀI CHÍNH — HĐĐT*, Công nợ*, COD, Cước nhận, Báo cáo
• ⚙️ QUẢN TRỊ* — Văn phòng, Nhân viên, Chành

*Chỉ admin mới thấy các mục đánh dấu *

9.5 Đổi Mật Khẩu Lần Đầu (Bắt Buộc)

Form đổi mật khẩu — Nhập mật khẩu cũ, mật khẩu mới và xác nhận

Khi Admin tạo tài khoản nhân viên mới, hệ thống sẽ tự động yêu cầu đổi mật khẩu ngay lần đăng nhập đầu tiên.

Luồng đổi mật khẩu bắt buộc:

1. Nhân viên đăng nhập bằng mật khẩu tạm do Admin cấp
2. Hệ thống chuyển ngay đến trang đổi mật khẩu (không vào được trang khác)
3. Nhân viên điền: Mật khẩu hiện tại → Mật khẩu mới → Xác nhận mật khẩu mới
4. Nhấn Lưu → Đăng nhập lại với mật khẩu mới

Yêu cầu mật khẩu:

• Tối thiểu 6 ký tự
• Mật khẩu mới phải khác mật khẩu hiện tại
• Hai ô "Mật khẩu mới" và "Xác nhận" phải khớp nhau

🔒 Để đổi mật khẩu bất kỳ lúc nào (không bắt buộc): Nhấn tên người dùng góc trên phải → Đổi mật khẩu, hoặc nhấn nút Đổi mật khẩu ở cuối sidebar.

---

10. Phiếu Chuyển Liên Văn Phòng

Khi VP nhận thu được tiền (COD hoặc cước nhận), tiền này cần được chuyển về VP gửi. Hệ thống dùng Phiếu chuyển để ghi nhận và xác nhận quá trình này.

10.1 Lập Phiếu Chuyển COD

Tình huống: VP Cần Thơ (CT) đã thu COD từ nhiều khách hàng, cần chuyển tiền về VP TP.HCM (SG).

Tab Phiếu chuyển COD — Danh sách phiếu đã lập và trạng thái xử lý

Bước 1 — Chuẩn bị (tại VP nhận):

1. Vào menu Thu hộ (COD) → Tab Biên nhận COD
2. Xác nhận trạng thái các BN cần chuyển là Đã thu (màu xanh)
3. Tích ✅ checkbox các biên nhận muốn gom vào phiếu

Bước 2 — Lập phiếu: 4. Nhấn nút Lập phiếu chuyển trong thanh hành động 5. Hộp thoại xác nhận hiển thị: tổng số BN, tổng tiền COD 6. Nhấn Xác nhận → Phiếu chuyển được tạo, trạng thái COD → Chờ chuyển

Bước 3 — Chuyển tiền thực tế: 7. Chuyển khoản/gửi tiền mặt cho VP gửi theo thông thường 8. Thông báo cho VP gửi mã phiếu chuyển

Bước 4 — Xác nhận nhận tiền (tại VP gửi): 9. VP gửi vào Thu hộ (COD) → Tab Phiếu chuyển COD 10. Tìm phiếu tương ứng (trạng thái Đã chuyển) 11. Nhấn Xác nhận đã nhận → Trạng thái → Hoàn tất ✅

ℹ️ Khi VP gửi xác nhận, toàn bộ biên nhận trong phiếu chuyển sang trạng thái Hoàn tất — chu trình COD kết thúc.

10.2 Lập Phiếu Chuyển Cước Nhận

Tình huống: VP Rạch Giá (RG) đã thu cước nhận từ người nhận hàng, cần chuyển về VP TP.HCM (SG).

Trang Cước nhận — Trạng thái và danh sách biên nhận cần thu cước

Quy trình tương tự phiếu chuyển COD:

1. Vào menu Cước nhận → Tab Biên nhận cước
2. Xác nhận các BN đã ở trạng thái Đã thu
3. Tích ✅ checkbox các BN cần gom → Nhấn Lập phiếu chuyển cước
4. Xác nhận → Phiếu được tạo, trạng thái → Chờ chuyển
5. Chuyển tiền thực tế cho VP gửi
6. VP Nhận vào tab Phiếu chuyển cước → Tìm phiếu → Nhấn Xác nhận đã gửi tiền
7. VP Gửi vào tab Phiếu chuyển cước → Tìm phiếu → Nhấn Xác nhận đã nhận tiền
8. Trạng thái → Hoàn tất ✅

⚠️ Cần thực hiện đúng thứ tự: VP Nhận xác nhận trước (bước 6), VP Gửi xác nhận sau (bước 7).

So sánh hai loại phiếu chuyển:

	Phiếu chuyển COD	Phiếu chuyển Cước nhận
Tiền từ đâu	Người nhận hàng trả hộ người gửi	Người nhận hàng trả cước vận chuyển
Chuyển về đâu	VP gửi (để trả lại cho người gửi hàng)	VP gửi (doanh thu vận chuyển)
Trạng thái hoàn tất	VP gửi xác nhận → Hoàn tất	VP gửi xác nhận → Hoàn tất
Module quản lý	Thu hộ (COD)	Cước nhận

---

11. Bảng Thuật Ngữ

Bảng giải thích các thuật ngữ chuyên ngành và ký hiệu thường gặp trong hệ thống.

Thuật Ngữ Nghiệp Vụ

Thuật ngữ	Giải thích
Biên nhận (BN)	Chứng từ tiếp nhận hàng hóa vận chuyển, còn gọi là vận đơn. Mỗi BN có mã duy nhất dạng VPGVPN-XXXX
Cước	Phí vận chuyển hàng hóa giữa hai văn phòng
Cước gửi	Cước do người gửi hàng thanh toán ngay tại điểm gửi
Cước nhận	Cước do người nhận hàng thanh toán khi nhận hàng tại điểm đến
COD	Cash on Delivery — Thu hộ tiền hàng hóa từ người nhận, sau đó chuyển về cho người gửi
Công nợ	Hình thức ghi nợ cước — khách hàng doanh nghiệp thanh toán theo tháng thay vì trả ngay
Chành	Đơn vị vận chuyển trung gian (xe khách, tàu thủy, v.v.) — hàng gửi qua chành đến điểm đến không có VP TMQ
Phiếu chuyển	Chứng từ ghi nhận việc chuyển tiền (COD hoặc cước nhận) từ VP nhận về VP gửi
Giao xe	Thao tác xuất hàng đi — chuyển trạng thái biên nhận từ "Chờ VC" sang "Đang vận chuyển"
HĐĐT	Hóa đơn điện tử — hóa đơn VAT xuất cho khách hàng doanh nghiệp
Hình thức giao	Cách giao hàng đến tay người nhận: Khách tự đến lấy / Gọi điện báo / Giao tận nơi. Ảnh hưởng trực tiếp đến luồng xử lý tại VP nhận
Auto-thu	Hệ thống tự động thu COD hoặc cước nhận khi nhấn "Khách đã nhận". Nếu thất bại, cần thu thủ công
Trả lô	Thao tác VP Gửi xác nhận đã trả tiền COD lại cho người gửi hàng — bước cuối cùng của chu trình COD
Biên nhận nội thành	Biên nhận có VP gửi = VP nhận (giao nội thành). Mã dạng NTSG-XXXX thay vì SGCT-XXXX

Mã Văn Phòng

Mã	Tên văn phòng	Ký hiệu trong mã BN
SG	TP. Hồ Chí Minh	Đầu tiên nếu là VP gửi, ví dụ: SGCT-0001
CT	Cần Thơ	Vị trí 2 nếu là VP đích, ví dụ: SGCT-0001 (SG → CT)
RG	Rạch Giá	Vị trí 2 nếu là VP đích, ví dụ: SGRG-0001 (SG → RG)

Ký Hiệu Màu Sắc

Màu	Ý nghĩa thường gặp
🟢 Xanh lá	Hoàn tất / Đã thu / Đang hoạt động
🟠 Cam	Chờ xử lý / Cần thu tiền / Chưa hoàn thành
🟡 Vàng	Chờ chuyển / Đang xử lý trung gian
🔴 Đỏ	Cảnh báo / Cần thu COD / Bất thường cần kiểm tra
🔵 Xanh dương	Đang vận chuyển / Thông tin trung tính
🟣 Tím	Đã chuyển tiền, chờ xác nhận
⚫ Xám	Chành đã thu, chờ nộp về VP

Trạng Thái Vận Chuyển

Trạng thái	Ý nghĩa	Ai cập nhật
Chờ VC	Biên nhận đã tạo, hàng tại VP gửi	Tự động khi tạo BN
Đang vận chuyển	Hàng đã xuất, đang trên đường	NV VP gửi (Giao xe)
Đã đến kho	Hàng về đến VP nhận	NV VP nhận (Xác nhận đến kho)
Đang giao	NV đang giao đến tay khách	NV VP nhận (Giao hàng)
Khách đã nhận	Giao thành công, hoàn tất hành trình	NV VP nhận (Khách đã nhận)

Trạng Thái COD

Trạng thái	Ý nghĩa
Chờ thu	COD chưa được thu — cần thu khi giao hàng
Chành đã thu	Chành xe thu tiền COD hộ VP, chưa nộp về
Đã thu	VP nhận đã thu được COD từ người nhận
Chờ chuyển	Đang gom để lập phiếu chuyển về VP gửi
Đã chuyển	Đã lập phiếu và chuyển tiền, chờ VP gửi xác nhận
Hoàn tất	VP gửi đã nhận tiền — chu trình COD kết thúc

---

Tài liệu được biên soạn bởi Antigravity AI - Tháng 06/2026
Phiên bản hệ thống: TMQ Express ERP v1.0Phiên bản tài liệu: 2.0 — Cập nhật thêm Phần 9, 10, 11