Hướng Dẫn Theo Vai Trò — TMQ Express ERP
Phiên bản tài liệu: 1.0
Cập nhật lần cuối: Tháng 06/2026
Đối tượng: Nhân viên — Biết ngay mình cần làm gì mỗi ngày
Viết Tắt Thường Dùng
| Viết tắt | Nghĩa đầy đủ |
|---|---|
| NV | Nhân viên |
| VP | Văn phòng |
| BN | Biên nhận (vận đơn) |
| KH | Khách hàng |
Mục Lục
- Hướng Dẫn Admin (Quản Trị Viên)
- Hướng Dẫn Staff — VP Gửi (Nhập Liệu)
- Hướng Dẫn Staff — VP Nhận (Kho & Giao Hàng)
- Ma Trận Quyền Truy Cập
1. Hướng Dẫn Admin
Tổng Quan Quyền Admin
Admin có toàn quyền trên hệ thống, bao gồm tất cả chức năng Staff cộng thêm:
- Bảng kê HĐĐT & Công nợ
- Quản lý Nhân viên, Văn phòng, Chành
- Xóa biên nhận (khi chưa phát sinh)
- Xem báo cáo toàn hệ thống
Checklist Hàng Ngày (Admin)
Buổi Sáng — Kiểm Tra Tổng Quan
- [ ] Đăng nhập → Xem Trang chủ: kiểm tra KPI tháng hiện tại
- [ ] Xem Biên nhận gần đây: có vấn đề gì cần xử lý không?
- [ ] Kiểm tra Chờ vận chuyển: bao nhiêu hàng đang chờ xuất đi?
- [ ] Kiểm tra Giao nhận hàng tab "Tại kho": hàng đang chờ giao bao nhiêu kiện?
Trong Ngày — Vận Hành
- [ ] Xử lý các biên nhận cần can thiệp (sửa, xóa nếu cần)
- [ ] Theo dõi COD và cước nhận còn tồn đọng
- [ ] Hỗ trợ staff khi cần reset mật khẩu hoặc khóa/mở tài khoản
Cuối Ngày — Tài Chính
- [ ] Xem Báo cáo doanh thu: so sánh với hôm qua
- [ ] Kiểm tra phiếu chuyển COD/Cước nhận cần xác nhận
Checklist Cuối Tháng (Admin)
- ● Đăng nhập → Vào Bảng kê công nợ → Chọn tháng vừa qua → Xem tổng công nợ theo khách
- ● Liên hệ từng khách doanh nghiệp → Ghi nhận thanh toán bằng nút Xác nhận thanh toán
- ● Xuất báo cáo công nợ ra Excel gửi khách hàng (nếu cần)
- ● Kiểm tra cột Chênh lệch — xử lý màu đỏ nếu có
- ● Cập nhật Bảng kê HĐĐT cho các khách doanh nghiệp
- ● Tổng hợp Báo cáo doanh thu theo tháng để báo cáo ban lãnh đạo
Quản Lý Nhân Viên
Tạo tài khoản mới:
- Quản trị → Nhân viên → + Thêm nhân viên
- Điền: Họ tên, tài khoản đăng nhập, email, văn phòng, role
- Hệ thống tự sinh mật khẩu tạm
- Nhân viên sẽ bắt buộc đổi mật khẩu lần đầu đăng nhập
Khóa tài khoản (thủ công):
- Tìm nhân viên → Nhấn Khóa → Tài khoản không thể đăng nhập
- Để mở lại: Nhấn Kích hoạt
Mở khóa khi nhập sai mật khẩu nhiều lần (brute-force):
- Tìm nhân viên → Nhấn Mở khóa (khác với nút Kích hoạt)
- Sau đó nên Reset mật khẩu ngay để bảo mật
Reset mật khẩu:
- Tìm nhân viên → Nhấn Reset mật khẩu → Hệ thống tạo mật khẩu tạm, nhân viên đổi khi đăng nhập lần sau
2. Hướng Dẫn Staff VP Gửi
Áp dụng cho nhân viên tại văn phòng tiếp nhận và gửi hàng (ví dụ: VP TP.HCM - SG)
Nhiệm Vụ Chính
- Tiếp nhận hàng → Tạo biên nhận
- Xuất hàng → Giao xe
- Xác nhận nhận tiền từ VP nhận (phiếu chuyển COD/Cước)
Checklist Hàng Ngày (Staff VP Gửi)
Buổi Sáng — Chuẩn Bị
- [ ] Đăng nhập, kiểm tra Dashboard
- [ ] Xem Chờ vận chuyển: hàng nào đang chờ giao xe hôm nay?
Trong Ca — Tiếp Nhận
- ● Với mỗi khách hàng đến gửi hàng:
- ● Mở Biên nhận → + Thêm
- ● Điền đầy đủ thông tin (dùng gợi ý tự động cho KH quen)
- ● Chọn đúng Hình thức thu cước (Tiền mặt / Cước nhận / Công nợ)
- ● Chọn đúng Hình thức giao hàng (Khách tự đến / Gọi điện / Giao tận nơi)
- ● Nhấn Lưu & In → Giao biên nhận cho khách
Khi Xe Chuẩn Bị Xuất
- [ ] Vào Chờ vận chuyển
- [ ] Tích ✅ tất cả BN lên xe này
- [ ] Nhấn Giao xe X BN → Xác nhận
Xử Lý Phiếu Chuyển (Khi VP Nhận Thông Báo Đã Gửi Tiền)
- ● Thu hộ COD → Tab Phiếu chuyển COD → Tìm phiếu → Xác nhận đã nhận
- ● Cước nhận → Tab Phiếu chuyển cước → Tìm phiếu → Xác nhận đã nhận
- ● Sau đó nhớ Trả tiền COD lại cho người gửi hàng (chọn BN → Trả lô)
Mẹo Thao Tác Nhanh
| Tình huống | Giải pháp nhanh |
|---|---|
| KH quen thuộc | Gõ vài ký tự tên/SĐT → chọn từ gợi ý |
| Cần in ngay | Nhấn Lưu & In thay vì Lưu |
| Tạo nhiều BN liên tiếp | Nhấn Lưu & Thêm mới |
| Sửa BN vừa tạo | Mở chi tiết → Nhấn ✏️ Sửa |
3. Hướng Dẫn Staff VP Nhận
Áp dụng cho nhân viên tại văn phòng nhận và giao hàng (ví dụ: VP Cần Thơ - CT, VP Rạch Giá - RG)
Nhiệm Vụ Chính
- Nhận hàng khi xe về
- Báo khách và giao hàng
- Thu COD và thu cước nhận từ người nhận
- Lập phiếu chuyển tiền về VP gửi
Checklist Hàng Ngày (Staff VP Nhận)
Khi Xe Hàng Về Kho
- [ ] Giao nhận hàng → Tab Đang đến
- [ ] Kiểm tra danh sách, tích ✅ các BN đã về kho
- [ ] Nhấn Xác nhận đến kho
Báo Khách
- [ ] Tab Tại kho: gọi điện/nhắn tin cho từng người nhận
- [ ] Sau khi báo: Chọn BN → Đã báo khách
⚠️ Kiểm tra badge 🔴COD và 🟠Cước trước khi giao — nhắc thu tiền!
Giao Hàng
- [ ] Tab Đã báo khách → Chọn BN → Giao hàng (hàng lên xe giao)
- [ ] Sau khi giao thành công: Tab Đang giao → Khách đã nhận
- [ ] COD tự động thu khi nhấn Khách đã nhận
Thu Cước Nhận (Thủ Công)
- [ ] Cước nhận → Tab Biên nhận cước
- [ ] Tìm BN → Thu cước khi khách trả tiền
Lập Phiếu Chuyển Cuối Ngày/Tuần
- ● Gom các BN COD đã thu → Lập phiếu chuyển COD
- ● Gom các BN Cước đã thu → Lập phiếu chuyển cước
- ● Sau khi lập phiếu: Nhấn Xác nhận đã gửi tiền trên phiếu (bước VP Nhận cần làm trước)
- ● Chuyển tiền thực tế cho VP gửi (sau khi đã xác nhận trên hệ thống)
- ● Thông báo mã phiếu cho VP gửi
Các Trường Hợp Đặc Biệt
| Tình huống | Xử lý |
|---|---|
| Hàng giao qua chành | Tab Đã giao Chành ghi nhận, không cần xác nhận "Khách đã nhận" |
| Chành đã thu COD | Thu hộ COD → Tìm BN → Chành đã thu |
| Khách chưa ra lấy hàng | Giữ nguyên trạng thái "Đã báo khách", liên hệ lại sau |
| Hàng hư/hỏng | Ghi chú trong chi tiết BN, báo admin xử lý |
4. Ma Trận Quyền Truy Cập
Bảng Quyền Theo Module
| Module | Admin | Staff |
|---|---|---|
| Trang chủ / Dashboard | ✅ Đầy đủ | ✅ Đầy đủ |
| Biên nhận — Xem danh sách | ✅ | ✅ |
| Biên nhận — Tạo mới | ✅ | ✅ |
| Biên nhận — Sửa | ✅ | ✅ |
| Biên nhận — Xóa | ✅ Có | ❌ Không |
| Chờ vận chuyển | ✅ | ✅ |
| Giao nhận hàng | ✅ | ✅ |
| Thu hộ COD | ✅ | ✅ |
| Cước nhận | ✅ | ✅ |
| Báo cáo doanh thu | ✅ Tất cả VP | ✅ VP của mình |
| Xuất Excel sổ biên nhận | ✅ | ✅ |
| Bảng kê HĐĐT | ✅ | ❌ |
| Quản lý danh sách DN HDDT | ✅ | ❌ |
| Bảng kê công nợ (xem) | ✅ | ❌ |
| Xác nhận thanh toán công nợ | ✅ | ❌ |
| Xuất công nợ Excel/PDF | ✅ | ❌ |
| Khách hàng — Xem | ✅ | ✅ |
| Khách hàng — Thêm/Sửa | ✅ | ✅ |
| Nhân viên — Quản lý | ✅ | ❌ |
| Nhân viên — Mở khóa brute-force | ✅ | ❌ |
| Văn phòng | ✅ | ❌ |
| Chành | ✅ | ❌ |
| Trả lô COD | ✅ | ✅ |
| Quét mã QR xem hành trình | ✅ | ✅ (không cần tài khoản) |
Quyền Theo Văn Phòng
| Thao tác | Phạm vi Admin | Phạm vi Staff |
|---|---|---|
| Xem biên nhận | Tất cả văn phòng | Văn phòng đang đăng nhập + filter |
| Tạo biên nhận | Từ bất kỳ VP | Từ VP đang đăng nhập |
| Báo cáo doanh thu | Có thể lọc "Tất cả" | Chỉ VP của mình |
| Quản lý nhân viên | Tất cả VP | Không có |
Tài liệu được biên soạn bởi Antigravity AI - Tháng 06/2026
Phiên bản tài liệu: 1.1 — Bổ sung Bảng viết tắt, Hình thức giao, Mở khóa brute-force, Xác nhận chuyển cước, Cập nhật checklist
Phiên bản hệ thống: TMQ Express ERP v1.0