Quy Trình Nghiệp Vụ — TMQ Express ERP
Phiên bản tài liệu: 1.0
Cập nhật lần cuối: Tháng 06/2026
Đối tượng: Nhân viên vận hành — Hiểu toàn bộ luồng nghiệp vụ thực tế
Viết Tắt Thường Dùng
| Viết tắt | Nghĩa đầy đủ |
|---|---|
| NV | Nhân viên |
| VP | Văn phòng |
| BN | Biên nhận (vận đơn) |
| KH | Khách hàng |
| COD | Thu hộ tiền hàng (Cash on Delivery) |
| HĐDT | Hóa đơn điện tử |
| VC | Vận chuyển |
Mục Lục
- Chu Trình Cơ Bản — Hành Trình Một Đơn Hàng
- Quy Trình COD Liên Văn Phòng
- Quy Trình Cước Nhận Liên Văn Phòng
- Quy Trình Công Nợ Cuối Tháng
- Quy Trình Giao Hàng Qua Chành
- Quy Trình Xuất Hóa Đơn Điện Tử (HĐDT)
- Xử Lý Khi Tự Động Thu Thất Bại
1. Chu Trình Cơ Bản
Tổng Quan Hành Trình Một Đơn Hàng
Mỗi đơn hàng trong TMQ Express đi qua 5 giai đoạn chính, được xử lý bởi nhân viên hai văn phòng khác nhau:
Phía VP Gửi (SG):
- ① Tiếp nhận — Tạo biên nhận, thu thập thông tin hàng hóa
- ② Xuất hàng — Giao xe, chuyển hàng đi
Phía VP Nhận (CT/RG):
- ③ Nhận hàng — Xác nhận hàng về kho
- ④ Giao khách — Báo khách, giao hàng đến tay người nhận
- ⑤ Hoàn tất — Xác nhận khách đã nhận, thu tiền (COD/cước)
Giai Đoạn 1 — Tiếp Nhận Hàng (VP Gửi)
Ai thực hiện: Nhân viên VP gửi (SG/CT/RG)
Module: Biên nhận → Tạo mới
Các bước:
- Khách hàng mang hàng đến văn phòng
- NV mở form Tạo biên nhận (nút
+ Thêm) - Điền đầy đủ thông tin:
- Người gửi / Người nhận (gợi ý tự động từ danh sách KH)
- Hàng hóa: số kiện/bao/cái, trọng lượng, giá trị
- Giá cước và Hình thức thu cước (Đã thu / Chưa thu / Công nợ)
- Thu hộ COD (nếu có)
- VP nhận (đích đến)
- Chành (nếu giao qua đối tác)
- Nhấn Lưu & In → In biên nhận giao cho khách
✅ Sau bước này: Biên nhận được tạo, trạng thái = Chờ VC
Giai Đoạn 2 — Xuất Hàng (VP Gửi)
Ai thực hiện: Nhân viên VP gửi
Module: Chờ vận chuyển
Các bước:
- Cuối buổi hoặc khi xe chuẩn bị đi, NV vào Chờ vận chuyển
- Kiểm tra danh sách hàng chờ xuất đi
- Tích ✅ checkbox các biên nhận cần giao xe
- Nhấn Giao xe X BN → Xác nhận
✅ Sau bước này: Trạng thái = Đang vận chuyển
Giai Đoạn 3 — Nhận Hàng Tại Kho (VP Nhận)
Ai thực hiện: Nhân viên VP nhận (CT/RG)
Module: Giao nhận hàng → Tab "Đang đến"
Các bước:
- Khi xe hàng về đến kho, NV vào tab Đang đến
- Tích ✅ checkbox các BN đã về kho
- Nhấn Xác nhận đến kho
✅ Sau bước này: Trạng thái = Đã đến kho → BN chuyển sang tab "Tại kho"
Giai Đoạn 4 — Thông Báo & Giao Hàng (VP Nhận)
Ai thực hiện: Nhân viên VP nhận
Module: Giao nhận hàng
ℹ️ Lưu ý quan trọng: Luồng xử lý Giai đoạn 4 phụ thuộc vào Hình thức giao đã chọn khi tạo biên nhận:
- Khách tự đến lấy → hàng về kho chuyển thẳng sang "Khách đã nhận", không qua Báo khách
- Gọi điện báo khách → bắt buộc qua bước Báo khách
- Giao tận nơi → bắt buộc qua bước Đang giao
Bước 4a — Báo khách (áp dụng hình thức: Gọi điện báo):
- Tab Tại kho → Chọn BN → Nhấn Đã báo khách
- Gọi điện/nhắn tin thông báo → Trạng thái → Đã báo khách
Bước 4b — Giao hàng (áp dụng hình thức: Giao tận nơi):
- Tab Đã báo khách → Chọn BN → Nhấn Giao hàng → Trạng thái → Đang giao
Bước 4c — Xác nhận giao thành công:
- Tab Đang giao → Chọn BN → Nhấn Khách đã nhận → Trạng thái → Khách đã nhận
⚠️ Badge màu trên từng BN: 🔴 COD = cần thu tiền hàng, 🟠 Cước = cần thu cước
Giai Đoạn 5 — Hoàn Tất
Khi nhấn Khách đã nhận:
- Nếu BN có COD → COD tự động chuyển sang trạng thái Đã thu
- Nếu BN có Cước nhận → Cước nhận kích hoạt để thu từ người nhận
- Hành trình vận đơn hoàn tất, khách hàng có thể quét mã QR trên phiếu giao hàng để xem.
2. Quy Trình COD Liên Văn Phòng
Tổng Quan
Tại VP Nhận (CT/RG):
- Khách nhận hàng → trả tiền COD → NV ghi nhận → gom phiếu → chuyển tiền về VP Gửi
Tại VP Gửi (SG):
- Nhận tiền từ VP Nhận → xác nhận → trả tiền lại cho người gửi hàng
Bước 1 — Thu COD (Tự Động)
Khi NV VP nhận xác nhận Khách đã nhận:
- Hệ thống tự động chuyển COD → trạng thái Đã thu
- Không cần thao tác thêm
Bước 2 — Trường Hợp Giao Qua Chành
Nếu hàng giao qua chành (chành thu COD hộ):
- Chành giao hàng và thu tiền COD từ khách
- NV VP nhận vào Thu hộ (COD) → Tìm BN → Nhấn Chành đã thu
- Trạng thái → Chành đã thu (chờ chành nộp tiền về VP)
- Khi nhận được tiền từ chành, chuyển trạng thái → Đã thu
Bước 3 — Lập Phiếu Chuyển COD
NV VP nhận thực hiện khi có đủ lượng tiền COD để chuyển:
- Thu hộ (COD) → Tab Biên nhận COD
- Lọc theo trạng thái Đã thu
- Tích ✅ tất cả BN muốn gom vào phiếu
- Nhấn Lập phiếu chuyển → Xác nhận
- Phiếu được tạo → COD chuyển sang Chờ chuyển
- Xem phiếu vừa tạo trong tab Phiếu chuyển COD
Bước 4 — Chuyển Tiền Thực Tế
Sau khi lập phiếu:
- Chuyển khoản hoặc gửi tiền mặt cho VP gửi
- Thông báo mã phiếu chuyển cho VP gửi
- Trạng thái phiếu → Đã chuyển
Bước 5 — VP Gửi Xác Nhận Nhận Tiền
- VP gửi vào Thu hộ (COD) → Tab Phiếu chuyển COD
- Tìm phiếu (trạng thái Đã chuyển)
- Kiểm tra số tiền → nhấn Xác nhận đã nhận
- Trạng thái phiếu → Hoàn tất ✅
Bước 6 — Trả Tiền COD Lại Cho Người Gửi Hàng
- VP gửi vào Thu hộ (COD) → Tab Biên nhận COD
- Lọc theo trạng thái Hoàn tất
- Chọn các BN đã nhận tiền → nhấn Trả lô
- Hệ thống ghi nhận đã hoàn trả cho người gửi hàng → Chu trình COD kết thúc hoàn toàn ✅
3. Quy Trình Cước Nhận Liên Văn Phòng
Tổng Quan
Tại VP Nhận (CT/RG):
- Người nhận trả cước → NV thu và ghi nhận → gom phiếu → xác nhận đã gửi tiền
Tại VP Gửi (SG):
- Nhận tiền cước từ VP Nhận → xác nhận đã nhận → Hoàn tất
⚠️ Cước nhận không tự động thu — NV phải thu thủ công. Cả VP Nhận và VP Gửi đều có bước xác nhận riêng.
Bước 1 — Thu Cước Từ Người Nhận
- Người nhận đến VP hoặc nhận hàng tại nhà, trả cước vận chuyển
- NV vào Cước nhận → Tab Biên nhận cước
- Tìm BN tương ứng → Nhấn Thu cước
- Trạng thái → Đã thu
Bước 2 — Lập Phiếu Chuyển Cước
- Cước nhận → Tab Biên nhận cước → Lọc Đã thu
- Tích ✅ các BN cần gom → Nhấn Lập phiếu chuyển cước
- Xác nhận → Phiếu được tạo, trạng thái → Chờ chuyển
Bước 3a — VP Nhận Xác Nhận Đã Gửi Tiền
- Chuyển tiền cước về VP Gửi (chuyển khoản hoặc tiền mặt)
- VP Nhận vào Cước nhận → Tab Phiếu chuyển cước
- Tìm phiếu → nhấn Xác nhận đã gửi tiền → Trạng thái → Đã chuyển
Bước 3b — VP Gửi Xác Nhận Đã Nhận Tiền
- VP Gửi vào Cước nhận → Tab Phiếu chuyển cước
- Tìm phiếu (trạng thái Đã chuyển) → nhấn Xác nhận đã nhận tiền
- Trạng thái → Hoàn tất ✅
4. Quy Trình Công Nợ Cuối Tháng
Dành Cho Khách Hàng Doanh Nghiệp
Khách hàng doanh nghiệp có thể gửi hàng mà không trả cước ngay — cước được ghi nợ và thanh toán cuối tháng.
Bước 1 — Tạo Biên Nhận Công Nợ
Khi tạo biên nhận, chọn Hình thức thu cước = Công nợ.
Biên nhận công nợ vẫn theo dõi vận chuyển bình thường, chỉ khác về tài chính.
Bước 2 — Theo Dõi Công Nợ Trong Tháng
(Admin only) — Vào Bảng kê công nợ:
- Chọn Tháng / Năm → Xem
- Xem theo từng đối tượng: Số CN, Tổng cước, Đã thu, Còn nợ
- Nhấn vào đối tượng để xem chi tiết từng BN
Bước 3 — Thu Nợ Cuối Tháng
- Liên hệ khách hàng doanh nghiệp, thông báo số tiền nợ
- Khách thanh toán (tiền mặt hoặc chuyển khoản)
- Admin vào Bảng kê công nợ → Chọn tháng → Xem → Nhấn vào tên đối tượng
- Chọn các BN cần ghi nhận (checkbox) → nhấn Xác nhận thanh toán
- Chọn hình thức: Tiền mặt hoặc Chuyển khoản → Xác nhận
- Hệ thống tự tạo phiếu thu, cập nhật trạng thái → Đã thu
Bước 4 — Đối Soát HĐĐT (Nếu Cần)
Vào Bảng kê công nợ → Phần Đối soát cước:
- So sánh cước thực tế với HĐĐT đã xuất
- Cột Chênh lệch màu đỏ = cần kiểm tra ngay
- Đảm bảo HĐĐT ≤ cước thực tế
5. Quy Trình Giao Hàng Qua Chành
Khi Nào Dùng Chành?
Chành được dùng khi địa điểm nhận hàng không có văn phòng TMQ — hàng được gửi qua xe khách hoặc tàu thủy (đối tác).
Bước 1 — Tạo Biên Nhận Qua Chành
Khi tạo biên nhận, chọn "Gửi tới Chành" và chọn đối tác chành phù hợp.
Bước 2 — Xuất Hàng Giao Chành
Quy trình Giao xe tương tự bình thường tại module Chờ vận chuyển.
Bước 3 — Giao Nhận Tại Chành
- Hàng về đến điểm chành/bến xe
- NV VP nhận (hoặc chành) xác nhận Đến kho / Đã giao Chành
- Tab Đã giao Chành trong Giao nhận hàng ghi lại các BN đã bàn giao
Bước 4 — Thu COD Qua Chành
Nếu BN có COD:
- Chành giao hàng và thu tiền COD từ người nhận
- NV VP nhận xác nhận Chành đã thu trong module Thu hộ COD
- Khi chành nộp tiền về VP → xác nhận Đã thu
- Tiếp tục quy trình lập phiếu chuyển COD như bình thường
6. Quy Trình Xuất Hóa Đơn Điện Tử
Dành Cho Admin — Khách Hàng Doanh Nghiệp
(Chỉ Admin thực hiện)
Bước 1 — Tổng Hợp Cước Tháng
Cuối tháng, Admin vào Bảng kê HĐĐT:
- Chọn tháng → Xem danh sách khách hàng doanh nghiệp cần xuất HĐĐT
- Kiểm tra tổng cước phát sinh của từng đơn vị
Bước 2 — Đối Chiếu Với Bảng Kê Công Nợ
Vào Bảng kê công nợ → Phần đối soát:
- So sánh cước thực tế với giá trị dự kiến xuất HĐĐT
- Đảm bảo không có chênh lệch bất thường (cột đỏ)
Bước 3 — Tạo Bảng Kê HĐĐT
- Trong Bảng kê HĐĐT, thêm mục cho từng đơn vị
- Điền: số HĐĐT, ngày xuất, tổng giá trị
- Lưu bảng kê vào hệ thống
Bước 4 — Xuất Hóa Đơn Thực Tế
Xuất HĐĐT qua phần mềm hóa đơn của đơn vị (ngoài hệ thống TMQ Express).
Hệ thống TMQ chỉ theo dõi và đối soát — không trực tiếp phát hành HĐĐT.
Bảng Tóm Tắt Vai Trò
| Giai đoạn | VP Gửi (SG) | VP Nhận (CT/RG) | Admin |
|---|---|---|---|
| Tạo biên nhận | ✅ | ||
| Giao xe (xuất hàng) | ✅ | ||
| Xác nhận đến kho | ✅ | ||
| Báo khách / Giao hàng | ✅ | ||
| Thu COD / Cước nhận | ✅ | ||
| Lập phiếu chuyển | ✅ | ||
| Xác nhận nhận tiền | ✅ | ||
| Bảng kê công nợ | ✅ | ||
| Bảng kê HĐĐT | ✅ | ||
| Báo cáo doanh thu | ✅ | ✅ | ✅ |
7. Xử Lý Khi Tự Động Thu Thất Bại
Khi nhấn Khách đã nhận, hệ thống cố tự động thu COD và cước nhận. Nếu thất bại, sẽ hiện cảnh báo — người dùng cần thu thủ công.
7.1 Thu COD Thủ Công
- Vào menu Thu hộ (COD) → Tab Biên nhận COD
- Lọc theo trạng thái Chờ thu
- Tìm BN bị kẹt → nhấn Thu COD thủ công
- Xác nhận → COD chuyển sang Đã thu → tiếp tục quy trình lập phiếu bình thường
7.2 Thu Cước Nhận Thủ Công
- Vào menu Cước nhận → Tab Biên nhận cước
- Lọc theo trạng thái Chưa thu
- Tìm BN bị kẹt → nhấn Thu cước thủ công
- Xác nhận → Cước chuyển sang Đã thu → tiếp tục quy trình lập phiếu bình thường
💡 Cước nhận bị kẹt ở Chưa thu thường do BN được tạo với hình thức thu cước = "Chưa thu" nhưng giá cước = 0. Kiểm tra lại biên nhận gốc.
Tài liệu được biên soạn bởi Antigravity AI - Tháng 06/2026
Phiên bản tài liệu: 1.1 — Bổ sung Hình thức giao, Trả lô COD, Mục 7 Xử lý sự cố
Phiên bản hệ thống: TMQ Express ERP v1.0